Информация о клиенте:

Юридическая фирма «Володин и партнёры» — это команда экспертов в сфере интеллектуальной собственности с сильным фокусом на защиту товарных знаков, патентное право, авторские и смежные права. Компания работает как с корпоративными клиентами, так и с частными лицами, предоставляя полный спектр юридических услуг: от регистрации прав на объекты ИС до судебного представительства и сопровождения споров.

«Володин и партнёры» активно анализируют судебную практику, публикуют экспертную аналитику и обучают своих клиентов грамотно защищать свои активы. Особенностью работы фирмы является большое количество уникальных дел и необходимость точного документирования: каждый договор, каждый счёт и каждый судебный процесс требует скрупулёзного подхода, а поток заявок варьируется в зависимости от активности на рынке. При этом каждому клиенту необходимо обеспечить чёткую коммуникацию, прозрачную структуру работы и надёжное сопровождение.

Задача клиента:
Компания обратилась с целью цифровизировать свою деятельность и системно выстроить работу с обращениями клиентов.

На тот момент дела велись в разных форматах — от Excel-таблиц до ручных переписок в почте. Взаимосвязь между юристами, бухгалтерами, помощниками и клиентами была слабо формализована. Это вызывало трудности в отслеживании этапов по каждому делу, контроле оплаты, учёте подготовки документов и особенно — в формировании корректных шаблонов договоров для ИП, ООО и физических лиц. Не хватало визуальной структуры: кто ведёт проект, что происходит с клиентом, на каком он этапе, и когда были последние действия.

Руководству требовался инструмент, который даст прозрачность, автоматизирует рутину (в частности — фиксацию заседаний, оформление договоров, оплат и отчётов), поможет избежать человеческих ошибок и сократит время на внутренние коммуникации.

Главный запрос: внедрить CRM, где можно вести все проекты с юридической точностью и управляемостью.

Что сделали:
В рамках проекта мы создали кастомизированную систему на базе Битрикс24.

Разработали несколько отдельных воронок под разные типы проектов:
- Регистрация ИС,
- Судебные дела,
- Сопровождение договоров,
- Консультирование.

Для каждой воронки была настроена автоматизация: постановка задач, контроль сроков, уведомления ответственным. Также внедрили смарт-процессы для отслеживания оплат, поступлений и статусов документов. Сделали связку CRM с задачами и проектами: теперь при переходе сделки по этапу автоматически формируется задача нужному сотруднику с чётким дедлайном. Настроили автоматическую генерацию шаблонов договоров и счетов в зависимости от типа клиента (ИП, ООО, физ. лицо).

Отдельно разработали справочник внутренних документов и процесс фиксации судебных заседаний с датами, местом, ответственными и комментариями.

Все данные теперь структурированы, а работа с клиентами, бухгалтерией и юристами — синхронизирована. Кроме того, обучили сотрудников работе с системой, чтобы каждый мог адаптировать её под свои задачи.

Результат:
После внедрения CRM команда «Володин и партнёры» отмечает резкое снижение хаоса в документообороте и коммуникациях.

Сократилось время подготовки документов на 35% благодаря автоматическим шаблонам. Количество пропущенных оплат снизилось до нуля — смарт-процессы и роботы следят за поступлениями и напоминаниями. Задачи теперь не теряются и привязаны к конкретным стадиям дел — это сократило время координации внутри команды почти на 40%. Каждый этап дела фиксируется в системе, включая заседания и комментарии юристов, что обеспечивает прозрачность как для клиента, так и для руководства.

Новые сотрудники быстро осваиваются в системе благодаря шаблонам и автоматическим маршрутам. Также вырос клиентский сервис — письма, договоры и ответы теперь приходят быстрее, а каждый клиент чувствует, что его дело в надёжных руках.

CRM стала не просто рабочим инструментом, а полноценным юридическим помощником, который не забывает, не ошибается и всегда под рукой.