Информация о клиенте
Компания «Умный Сервис» предоставляет услуги в сфере поискового продвижения сайтов, специализируясь на работе с Яндекс. Основная деятельность компании сосредоточена на SEO-продвижении, улучшении видимости сайтов в поисковой выдаче, а также повышении конверсии и общей эффективности интернет-присутствия клиентов. Компания ориентирована на качественный сервис, быструю обратную связь и стабильные результаты. В штате работают как специалисты по SEO, так и аккаунт-менеджеры, работающие напрямую с клиентами. Одним из конкурентных преимуществ является технологичность компании — они используют продвинутые инструменты аналитики и автоматизации процессов. Однако при этом многие внутренние процессы, связанные с обработкой заявок, оплатами и коммуникацией, до внедрения CRM велись вручную или через разрозненные каналы: таблицы, почта, мессенджеры. Это приводило к задержкам в ответах, потерянным заказам и усложнённой отчетности. Руководство понимало: чтобы масштабировать бизнес и поддерживать высокий уровень сервиса, необходима современная цифровая система управления клиентскими процессами.

Задача клиента
Клиент обратился с запросом на внедрение комплексной CRM-системы для организации ключевых процессов внутри отдела продаж и обслуживания. Основной акцент был сделан на автоматизацию учёта оплат — необходимо было создать систему, в которой все поступления фиксировались бы корректно и своевременно. Также остро стоял вопрос контроля активности клиентов: в компании не было прозрачной системы, показывающей, какие клиенты "остывают" и нуждаются в повторном касании. Важно было устранить человеческий фактор в распределении заявок — раньше заявки приходили менеджерам хаотично, что вызывало путаницу и перегруз отдельных сотрудников. 

Ещё одна ключевая задача — интеграция CRM с сайтом компании. Требовалось, чтобы все заявки попадали в систему автоматически, с привязкой к определённой воронке и ответственному, с возможностью отслеживания статуса и дальнейших действий. Помимо этого, компания хотела наладить эффективное взаимодействие с клиентами через мессенджеры и телефонию в рамках единой платформы.

Что сделали
Проект начался с тщательного аудита внутренних процессов. На его основе была спроектирована структура CRM-системы, отражающая реалии бизнеса «Умного Сервиса». Мы внедрили смарт-процесс для автоматической фиксации оплат, включающий триггеры, напоминания и статусные переходы. Это позволило убрать ручной ввод и исключить потери информации о поступлениях. Далее была реализована интеграция с сайтом — все заявки стали поступать в CRM с автоматической генерацией сделок и привязкой к нужной воронке. 

Мы настроили логику распределения заявок между менеджерами по принципу равномерной загрузки и направлениям деятельности. Также был внедрён процесс контроля активности клиентов: если по сделке нет движения более заданного срока, система автоматически уведомляет ответственного. Это исключило "зависание" клиентов. Отдельное внимание уделили коммуникациям — была проведена интеграция с мессенджерами и телефонией, что позволило вести диалог с клиентами из CRM, фиксируя все взаимодействия в карточке сделки. 

Для руководства были настроены удобные отчёты по ключевым метрикам: активность сотрудников, успешные сделки, отказы и просрочки.

Результат
Реализация проекта позволила компании «Умный Сервис» существенно оптимизировать ключевые бизнес-процессы. Автоматическая фиксация оплат позволила снизить долю ошибок и упростить учёт — теперь информация об оплате появляется в системе без участия менеджера. 

Благодаря интеграции с сайтом заявки обрабатываются на 35% быстрее, а потери входящих обращений сведены к нулю. Автоматическое распределение заявок снизило нагрузку на отдельных сотрудников и повысило скорость отклика. 

Контроль активности клиентов позволил «реанимировать» около 20% "зависших" сделок за первые два месяца после внедрения. 

Общая прозрачность процессов и удобство работы с данными повысили мотивацию сотрудников: 80% из них отметили, что стали тратить меньше времени на рутину. 

Кроме того, снизилась нагрузка на руководителей: отчёты и контроль теперь доступны в пару кликов, а система уведомлений своевременно сигнализирует о просрочках. CRM стала не просто инструментом, а полноценной экосистемой для управления взаимодействием с клиентами.